OA 就是 OFFICE AUTOMATION (办公自动化)的简称。 OA 的核心问题是如何提高日常的办公效率问题,因此我们日常工作的很多内容都可以归入 OA 处理的范畴,如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、人事管理…等等,这些都是办公软件的处理范围。
但是我们发现 OA 承载过多, 那么办公自动化到底应该包含那些内容: 广义讲,对于提高我们日常工作效率的软硬件系统,包括打印机、复印机以及办公软件都是可以成为办公自动化系统。 狭义上讲,办公自动化系统是处理组织内部的事务性处理,辅助管理,提高办公效率和管理手段的系统。 OA 它就是采用 Internet/Intranet 技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。 OA 为企业带来的:办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密,甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果,从而极大得方便了企业领导的管理和决策。 办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道,企业的 Intranet 网络可以和 Internet 相联。 一方面,企业的员工可以在 Internet 上查找有关的技术资料、市场行情,与现有或潜在的客户、合作伙伴联系; 另一方面,其他企业可以通过 Internet 访问你对外发布的企业信息,如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品 / 服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广,越来越多的企业将通过自己的 Intranet 网络联接到 Internet 上,所以这种网上交流的潜力将非常巨大。 办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。 办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的经济实力。按照上述分析,第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业 Intranet 网络,又要开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第二、第三类企业,由于企业 Intranet 网络已经存在,只是没有或没有好的办公应用系统,所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统,产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多,而产生的经济效益更高;对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。
OA 的适用范围:那么,什么样的企业适合使用办公自动化( OA )系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化( OA )系统,但不同企业使用的目的性会有所不同,具体是: 1)信息化尚未入门的企业 由于没有信息化应用基础,先上办公自动化( OA ),注 OA 有着近乎 100% 的成功率,有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。 2)信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业 信息化失败,特别是大型业务管理系统失败,例如 ERP ,给企业方面的信心打击是十分沉重的,为了重塑信心或者一开始就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择。 3)缺少信息化资金准备的企业 信息化投入一般比较昂贵,在没见到实际效果的时候,多数企业会犹豫不决。因此,对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业,先上办公自动化( OA ),有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后 信息化工作的盲目性。 4)已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业 办公自动化( OA )与业务管理系统互为补充,可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。 主流技术:微软的 .net+ 关系型数据库( RDB )技术,以其功能强大、易用的 OFFICE 套件占领了桌面应用。
协同理念的兴起 在用户异地办公、集中管理的切实需求下, OA 应用呈“单机 - 局域网 - 单点互联网接入 - 多点互联网接入”的轨迹不断变化,“协同”概念应运而生。以 IBM 、微软为代表的一些协同软件厂商借助与 SI 、 ISV 、电信解决方案提供商、电话与设备制造商的合作,为企业提供将电子邮件、手机通讯、音频视频、 Web 会议系统等应用集成协同的解决方案,将协同软件的内涵不断向跨地区、跨组织与动态管理推进。
③网络的普及,硬件价格下降,软件价格下降。硬件的价格下降不难解释,摩尔定律就是很好的说明,”每隔 18 个月,性能提升一倍,价格下降一半” 选择上 OA 的企业基本是都是比较有效益的,比如国有大型企业,有垄断性的、带有国资背景的企业,外资、合资公司,有效益的民营企业,从这点上看, OA 是属于”锦上添花”的东西。 OA 现在以成熟产品引进居多,开发平台以 .net 和 J2EE 为代表。
发展趋势: OA 在国内企业的发展趋势可归纳为”四化”,”门户化”、”平台化”、”产品化”、”行业化”。 “产品化”:对社会的实际需求经过充分了解,综合不同用户的合理化建议,并经过长时间的研发、测试、实施、跟进,形成产品化,产品化实际也是知识管理的沉淀和基础。 “行业化”:对于大多数企业来讲,”通用等于无用”这句话实质是讲没有行业特性的产品所起的作用不大,行业化不但反映了行业的应用特点,功能对口需求,更重要的是,行业化的产品可以积累沉淀行业的管理制度、管理模式、成功案例等。 “门户化”和“平台化”:网络时代的 OA 是一种企业级跨部门运作的基础信息系统,可以联结企业各个岗位上的各个工作人员,可以联结企业各类信息系统和信息资源。各种综合技术的引用使办公人员可以处理更为广泛的业务和办公信息,并使经营业务与办公事务互相融合,即,根据业务分析形成公文文档和报告或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。
五、 办公自动化系统 OA 市场发展新趋势 以信息化来武装企业,目前已经是大势所趋。轧钢车间里工人通过自动控制系统来完成带钢的穿孔、轧制、卷曲等操作;办公室的员工借助电脑和网络高速地处理日常的业务;企业依靠 ERP 等应用系统来管理物料、处理订单。试想一下,如果硬盘坏掉、网络瘫痪、应用系统崩溃,无论对于个人还是企业,都是一场灾难,从这个侧面的确反映出人们对于信息系统的依赖程度。 OA , 办公自动化 ( Office Automation ),是办公工作处理的自动化,它利用先进的技术,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。 OA 系统也是每个企业信息化初期就开始投入建设的基本系统。从 C/S 结构到 B/S 结构,从最初桌面办公软件的应用、收发邮件到后来公文流转、车辆管理、会议管理、网上审批等功能应用, OA 已经是我们日常使用最多、最频繁的一个基本系统。 随着企业信息化的发展和成熟,目前很多企业的 OA 系统已经整合了越来越多的应用,日趋变得复杂,也远远超出了传统 OA 的范畴,集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源,逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同的平台。而新一代的 OA 更是融合了协同、知识管理、门户等精髓, OA 这棵“老树”开始绽放“新花”,脱胎换骨,重新焕发出新的光彩。因此我们也需要用发展的眼光来看待这种新的发展趋势。
二、 OA 发展阶段 OA 的发展其实是一个不断求新求变的过程,纵观 OA 的发展历程,是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏。如下图所示,不同的信息化发展阶段也对应不同的 OA 发展阶段:
第一阶段:文件型 OA ( 1980 年~ 1999 年) 我们对 OA 的初步认识实际上从上个世纪 80 年代开始。 1985 年全国召开了第一次办公自动化( OA )规划会议。那时计算机还是一个稀罕物,初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始,例如 WPS 、 MS OFFICE 、 Lotus 1-2-3 等软件,当时许多人把 OA 称为“无纸化办公”。该阶段主要关注个体的工作行为,主要提供文档电子化等服务,所以我们可以将该阶段称之为“文件型 OA ”。 到了 90 年代,由于网络经济的到来,政府和一些企业开始搭建网络、建立自己的邮件系统,并借助 Lotus Notes 等平台做初步的应用开发,一些工作审批、流转也有了初步的雏形, OA 的概念开始逐渐形成,但是似乎还没有形成专门做 OA 的软件厂商。毕竟,当时竞争还不充分,企业的管理比较粗放,软件市场也没有进行细分,而 OA 的成熟是市场竞争的产物,也只有随着竞争的加剧才能得到重视和振兴,因为竞争迫使企业加强内部管理,规范办公流程,提供工作效率。
第二阶段:流程性 OA ( 2000 年~ 2005 年) 该阶段从最初的关注个体、以办公文件 / 档案管理为核心的文件型 OA , 到目前正在成为应用主流的流程性 OA ,它以工作流为中心,实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。 在这个阶段, OA 市场才真正兴起,一批专业的 OA 软件公司开始崭露头角。在 2003 年之后,更是出现数百家 OA 软件公司群雄逐鹿的局面,这一方面反映出市场需求的旺盛, OA 系统做为基础的系统已经成为各家企业信息化建设的必选;另外一方面也反映出市场还没有完全成熟,鱼龙混杂、泥沙俱下的行情估计还会胶着一段时间,能够专注 OA 系统、不断升级产品、强调后期服务的 OA 厂家并不多。有的供应商可能是 OEM 其它 OA 的产品,有的可能直接从网上买一套源代码修改一下就发布了,而有的厂商直接干脆模仿一些知名公司的产品了事。这样造成了软件 Bug 不断、系统质量低下、知识产权存在隐患、低价恶性竞争、可拓展性不高等诸多问题。
第三阶段:知识型 OA ( 2005 年~ 2010 年) 随着 OA 系统应用的逐步深入,企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆 OA 系统,收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。 OA 俨然成为一个日常工作的基础平台,企业已经不可离开它了。但是新的挑战又产生了:如何借助这个平台能够让员工合适的场景下,合适的时间里获取合适的知识?如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织?这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度,并最终最大化提升组织及个体的产能,全面提升企业的管理。
随着客户这种需求的产生, OA 发展也派生出全新的气象。以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段,整合组织内的信息和资源发展出来的 OA 系统,即我们通常所说的“知识型 OA ”。其中一些企业如蓝凌、明基逐鹿、华炎、 AMT 等,也敏锐地洞察了这一趋势,将知识管理的思想融入来日常的办公协同平台软件中去(当然,知识管理更强调综合的因素,管理、文化、 IT 系统一个都不能少),同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具,包括各种通信软件,如腾讯 QQ 、即时通信、 VoIP 等;实时会议包括电话会议、视频会议等;群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理;联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。这时候 OA 系统已经不单单是我们日常协同办公的平台,更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台;传统的 OA 系统全面蜕变成企业的管理支撑平台,担负起更加复杂、综合的作用: 协同工作平台:通过实时通信、在线感知、团队协同等,将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式,使普通员工与管理层之间的距离缩小,提高企业工作人员协作能力,最大限度地释放人的创造力。
信息集成平台:现代企业中已存在的 MIS 系统、 ERP 系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据, OA 系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中,使得系统界面统一、帐户统一,业务间通过流程进行紧密集成。
第四阶段:智能型 OA ( 2010 年~) 随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升,最终 OA 系统将会脱胎换骨,全新的“智能型 OA ”成为未来的发展方向,该阶段 OA 更关注组织的决策效率,提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。 可能它不叫 OA ,换为更能体现其价值的名称(例如“企业知识门户 EKP ”、“管理支撑平台 MSS ”等),这已经远远超出传统 OA 的范畴,转变成为企业的综合性管理支撑平台。传统的 OA 功能已经融进这个更大层面的工作平台框架中,有些功能可能在某些的模块还能体现出来,但更多是与其它功能模块一起,形成你中有我、我中有你、共同服务的混合体了。 体来看,未来 OA 的发展都会有如下几个明显特征:
1 、 门户导向:未来 OA 更加强调人性化,强调易用性、稳定性、开放性,强调人与人沟通、协做的便捷性,强调对于众多信息来源的整合,强调构建可以拓展的管理支撑平台框架,从而改变目前“人去找系统”的现状,实现“系统找人”的全新理念。
3 、 知识驱动:以知识管理为核心理念,建立知识和角色的关联通道,让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识,充分发掘和释放人的潜能,并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。原通用电气的 CEO 杰克 . 韦尔奇说:“一个组织机构获取知识以及将知识快速转化为行动的能力是其最终的竞争优势。”作为企业信息化、知识化基础平台,未来的 OA 系统应该为实现这个目标而发挥其重要的作用。